• ausgehende Briefe zuverlässig und effizient versenden

Ausgehende Post ist derzeit etwas schwer zu versenden, da wir Internet-Porto nutzen und keine Frankiermaschine in Betrieb haben. Deshalb ist hierfür ein zentraler Prozess erforderlich.

Der Postausgang muss dokumentiert erfolgen.

Um ein Poststück in die Inbox Postausgang zu legen, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Versand per normaler Briefpost
• Vorgangsnummer mindestens auf der Deckseite (z.B. Bezugszeichenzeile - „Unser Zeichen: Vorgang ID 12345“)
• gescannt (um dokumentiert zu werden)
• alle zusammengehörende Seiten getackert oder per Büroklammer zusammen

Der Postausgang wird dann abends kurz vor Feierabend von dem zuständigen Mitarbeiter zentral veranlasst.

Das Porto für Briefe von DIN Lang bis DIN A5 wird auf das Kuvert aufgedruckt.

Das Porto für größere Briefe wird auf ein Einlegeblatt aufgedruckt.

Das Vorgehen dazu ist:

1. Login Portokasse
2. Briefmarken auswählen, Format definieren, Kauf
3. Download
4. Umschläge in Drucker, aus Fach 1 (!) drucken

Der Portokauf ist naturgemäß kostenpflichtig und darf nur durch autorisierte Mitarbeiter erfolgen.

Diese Regelungen gelten unternehmensweit.

Falls in den Sparten hierzu spezielle Regelungen im Widerspruch stehen, haben sie Vorrang.

Die Zuständigkeit ergibt sich aus der Funktionsmatrix.