• Belege zuverlässig in die FiBu bringen
• wirtschaftliche Schäden vermeiden (Ausgaben von der Steuer absetzen)

In dieses Körbchen gehören bezahlte Belege, die jetzt abzulegen sind.

Überall, wo außerhalb der Buchhaltung Original-Belege (sprich Rechnungen oder Quittungen) gefunden werden, ist direkt zu handeln!

Belege können entweder (1) bezahlt sein oder (2) sind noch zu zahlen.

Wer einen Beleg findet, muss direkt den Zahlungsstatus klären und den Beleg direkt korrekt ablegen.

Auskünfte über den Zahlungsstatus (sofern nicht auf dem Beleg erkennbar) erteilt die Verwaltung.

Dieses Körchen wird monatlich von dem zuständigen Mitarbeiter geleert und nach folgendem Schema sortiert:

1. Auswahl des Ordners nach Monat des Belegdatums
2. Zahlungen, die auf dem Konto erscheinen (Überweisungen, Kreditkartenzahlungen, Lastschriften, Paypal etc.) werden im jeweiligen Register „Konto“ hinter den jeweiligen Kontoauszug sortiert - in der Reihenfolge wie die Buchungen auf dem Kontoauszug erscheinen
3. Bar-Zahlungen und nicht zu erstattende Privat-Auslagen werden in das Register „Barkasse“ - von neuestem (oben) zu ältestem (unten) Belegdatum - abgelegt
4. Belege mit einem Belegdatum in dem Monat aber einer Zahlung in einem anderen Monat werden in das Register „Abgrenzung“ - von neuestem (oben) zu ältestem (unten) Belegdatum - sortiert

Diese Regelungen gelten unternehmensweit.

Falls in den Sparten hierzu spezielle Regelungen im Widerspruch stehen, haben sie Vorrang.

Die Zuständigkeit ergibt sich aus der Funktionsmatrix.